Недельное планирование: эффективный еженедельный обзор в Трелло

Недельное планирование: эффективный еженедельный обзор в Трелло Повышение личной эффективностиЭнтузиасты личной эффективности используют силу ритуалов — утренние , вечерние, какие еще? Одна из ключевых практик эффективного планирования, продуктивности, GTD (Getting Things Done) — еженедельный обзор. От того, насколько просто, наглядно и эффективно вы организуете процесс еженедельного обзора, напрямую зависит превратите ли вы его в полезную привычку или забросите «к черту с этим вашим недельным планированием». Разберемся как это сделать на примере планировщика Трелло (Trello).

Может показаться чрезмерным «тратить время» каждую неделю на анализ списка своих дел, но такая привычка экономит время и энергию на достижение целей и гарантирует, что вы движетесь в правильном направлении. Практику еженедельного обзора популяризировал эксперт по личной продуктивности Дэвид Аллен, автор бестселлера «Как привести дела в порядок (Getting Things Done)».

Почему важно еженедельно анализировать свои задачи и планировать дела на следующую?

4 главные выгоды практики еженедельного обзора

1. Соблюдение своего плана движения к целям — «не сбиться с курса»

Основное преимущество практики еженедельного обзора в том, что она помогает вам двигаться к вашим целям и предотвратить стресс, ощущение перегрузки. Если вы анализируете свой прогресс только один раз в месяц (или реже), то узнать, не сбились ли вы с курса, и вернуться к желанной скорости занимает много времени. Возможно, вы работаете над тем, что не приносит реальной пользы для достижения своих главных целей, или в борьбе со «срочным, но не таким уж важным», вы упускаете из вида, что не добились большого прогресса, как планировали.

2. Итерации и улучшение

Согласно исследованию Гарвардской Бизнес Школы, размышлять над задачей полезнее, чем повторять/переделывать ее. Да, практика совершеннствует навык, но только если вы делаете паузу и анализируете, что у вас получается. Стивен Кови назвал эту привычку «точить пилу». Практика еженедельного обзора дает вам возможность сделать паузу, проанализировать свои проекты и решить, что вы можете улучшить. Это критически важно для прогресса, и, если вы будете инвестировать время на анализ, вы сможете сделать лучше то, чем занимаетесь каждую неделю.

3. Ускорение

Практика еженедельного обзора также поможет вам начать неделю с ощущения организованности и достижения. Кроме того, потратив некоторое время на анализ того, что вы достигли на предыдущей неделе, вы получите дополнительный импульс для активного движения по новым задачам и проектам.

4. Реалистичное планирование

Вы когда-нибудь добавляли в свой список дел больше, чем могли бы достичь? Легко увлечься и вписать слишком много задач в свой план дня (и недели). Еженедельный обзор поможет вам реалистичнее спланировать свою неделю и убедиться, что вы включаете в свой календарь только то, что необходимо.

Разработка собственной практики еженедельного обзора

Вы хотите воспользоваться перечисленными выгодами, но как организовать свой еженедельный обзор? Эффективный еженедельный обзор состоит из трех элементов: Привычное действие, Анализ и План. Вот несколько практических способов как начать свою практику:

1. Организуйте привычное действие

Необходимо начать именно с создания привычки, потому что еженедельный обзор не принесет пользы, если вы выполните его всего пару раз после прочтения статьи или даже регулярно, но всего 1 раз в месяц. Еженедельно.

Определите день недели и время, когда вы будете выполнять еженедельный обзор. Выходные дают возможность комфортно сделать паузу, вынырнуть из суматохи, уделить время анализу. Я часто работаю по субботам, пробовал делать обзор в субботний вечер, но усталость физическая и ментальная — не лучший попутчик. В итоге я переместил свой еженедельный разбор на воскресное утро и вполне доволен. Выбирайте время в соответствии со своей типичной ситуацией. Главный принцип — сделать обзор и планирование до начала нового цикла задач. То есть не в середине вашей рабочей недели, а как раз в тот момент, когда вы завершили работу и готовитесь к следующей неделе. Наапример, предприниматель Сол Оруэлл приводит 3 причины, чтобы делать недельное планирование во второй половине пятницы.

Затем выберите место, где вы собираетесь проводить еженедельный обзор. Даже если вы путешествуете и не всегда будете в одном и том же месте, все равно полезно иметь конкретное место, где вы будете планировать свою неделю. Это может быть место в вашем доме — за рабочим столом, на диване в гостиной, или сидя в любимом углу на кухне. Когда я только начинал свою практику еженедельныъ обзоров, я отправлялся в тихое уютное кафе недалеко от дома. Смена обстановки помогала мне переключить состояние и предотвратить домашние отвечения, а небольшая прогулка на свежем воздухе стимулировала прилив энергии.

Последнее, что необходимо для создания привычного действия — составить чек лист действий, которые вы будете делать во время еженедельного обзора. Тогда вам не придется продумывать их заново каждую неделю, это поможет создать приычку. Запишите разделы, которые вы хотите включить в свой еженедельный обзор. Далее вы сможете создать карточку Trello с еженедельным повторением, назвать ее «Еженедельный обзор» и внести свой чек лист. Следующие шаги посвящены разделам чеклиста.

2. Проанализируйте прошедшую неделю

Помните выгоду №2 — анализа и улучшения на основе того, что было сделано? Для этого вам нужно пересмотреть то, что вы сделали, и сделать конструктивные выводы. Вот несколько практических способов сделать это.

Обзор завершеных задач

Просмотрите то, над чем вы работали на прошлой неделе. Это легко сделать, используя простую организацию задач на доске Trello. Можно создать колонки «План на неделю», «План на день» (сюда попадут задачи на текущий день), «В работе», «Сделано». Чтобы отслеживать прогресс в течение недели, вы перемещаете запланированные задачи в колонку «В работе», а после завершения их можно с чувством удовлетворения переместить в «Сделано». Например у меня это выглядит так:

Недельное планирование: эффективный еженедельный обзор в Трелло Повышение личной эффективности

Для обзора недели достаточно легко просмотреть все задачи в колонке «Сделано». Полезно просмотреть каждый проект и отметить, есть ли над чем поработать, решить каков следующий шаг. Важно также увидеть, что не было завершено, и выяснить, почему это не произошло.

2 вопроса, чтобы выявить основные причины незавершеннох задач:

  • Я планировал больше, чем мог справиться?
  • Было ли что-то, что удерживало меня?

Если несколько недель подряд я замечаю тенденцию (например, всегда планирую слишком много задач, или когда меня задерживает один и тот же человек или обстоятельство), это хороший сигнал, чтобы внести коррективы. Коррективы, которые помогут сделать следующую итерацию — неделю — результативнее.

Обзор ценности выполненных задач

Часть практики еженедельного обзора состоит в проверке: выполняете ли вы работу, которая имеет значение? Для этого полезно создать способ указать ценность каждой из задач, над которыми вы работаете. Многие привыкли назначать задачам приоритет, но выбирают его часто из соображений срочности. С помощью меток в Trello можно указать и то и другое — у задачи может быть несколько меток, им можно присвоить разный цвет и названия.

Ценность задач полезно назначить при недельном планировании, в Agile подходе это называется Story point. А во время недельного обзора достаточно просто просуммировать ценность выполненных задач. Полезно обратить внимание, какие задачи были с низкой ценностью. Иногда можно найти способы полностью устранить такие задачи, например делегировать их. Но если такой возможности нет, стоит найти способ сделать их быстрее, если они повторяющиеся — оптимизировать, частично/полностью автоматизировать, например различные ежемесячные платежи.

Обзор записей трекера времени

Отслеживание времени — отличный способ узнать, действительно ли вы делаете то, что считаете, что делаете. Легко строить большие планы и говорить, что «я много работаю над созданием нового проекта», или учебой, или чем-то еще, но так ли это на самом деле? Отслеживание вашего времени — лучший способ узнать это. Даже учет 2-3 дней может помочь увидеть реальную картину и найти поводы для оптимизации. И это проще, чем вы думаете.

Чтобы отслеживать время задач в Трелло, вы можете использовать Trello Power-Up, например Harvest, или бесплатное расширение Chrome/Firefox Clockify, а также приложение Toggl (Web, Android, iOS, Windows) или Timing App (Mac OS). Даже простая электронная таблица тоже поможет. Определите свои категории задач и начните отслеживать, сколько времени вы фактически вкладываете в каждую из этих групп задач. Ваш еженедельный обзор — хорошее время, чтобы проанализировать, сколько времени вы фактически тратите на различные категории задач. Совпало с вашими планами? Что хотелось бы изменить?

Анализ записей личного дневника (журнала)

Ваша практика еженедельного обзора — отличная возможность для анализа вашего личного дневника. Если вы удивились и вспомнили школьные дневники, то вам будет полезно прочитать преимущества ведения личного дневника, это способ организовать свои мысли, идеи, переживания. Даже если вы не считаете себя творческим человеком, рекомендую попровобовать вести личный дневник, собрал для этого дюжину вариантов. Во время еженедельного обзора просмотрите записи за предыдущую неделю и подумайте о любых тенденциях, которые вы заметили.

Разбор идей

Каждую неделю у вас появляются новые идеи — от общения с коллегами и друзьями, из просмотренных курсов и фильмов, прочитанных книг и рассылок. Что вы делаете с ними? Худший ответ — «вообще ничего», а второй худший ответ — «Я сразу начинаю что-то делать по каждой из них, как только идея приходит в голову!»

Лучший способ разобраться в ваших идеях — собрать их в «хранилище входящих идей». Вы можете очень легко сделать это в Trello — просто создайте список «Идеи» и добавьте карточку, когда появится идея. Если вы используете Trello на смартфоне Android/iPhone/iPad, вы можете отправить туда текст/фото/ссылку через механизм Поделиться (Share) из практически любого приложения. Также вы можете просто отправить электронное письмо специальный адрес своей доски в Trello для автоматического создания по нему новой карточки с идеей.

Не «бросайтесь» на идею, просто запишите ее. Это даст вам некоторую дистанцию, чтобы вы смогли лучше оценить идею позже, а также позволит сравнить ее с другими вашими идеями, определить ценность и приоритет. В конце недели просмотрите все, что попало в ваше хранилище входящих идей. Вы сможете решить, какие идеи были не перспективными, а какие достойны превращения в предстоящие задачи и событие календаря, добавления в список чтения или список будущих проектов.

3. План на следующую неделю

Если дружите с английским языком, рекомендую посмотреть видео

Стивен Кови: Недельное планирование

Продолжение здесь

Читайте также:

No Comments

Comments are closed.